Saját érdekünkben fontos, hogy a pénzügyeket, kontrollingot, sőt az egész stratégiai menedzsmentet a könyvelésből származó információkra alapozzuk.
Természetesen nem arra gondolok, hogy a könyvelésből származó információk elegendőek.
Ugyanakkor azt tapasztalom, hogy a kis és középvállalati szektorban meglepően kevesen használják a könyvelési adatokat a döntésekhez és a menedzsmenthez.
Pedig vannak olyan, a menedzsment szempontjából kritikus információk, amik máshonnan nem, vagy csak torzítva érhetők el.
Miért hagyják ki akkor mégis sokan a könyvelést a döntéseknél?
Én úgy láttam, ennek több oka is lehet:
Van, ahol sajnos maga a könyvelő. Egyszerűen nem szolgáltat időben információt, vagy csak év végén teszi rendbe az adatokat. Rosszabb esetben „belügynek” tekinti a könyvelést, ami csak saját magára esetleg még a NAV-ra tartozik.
Pedig a számviteli rendszert azért fejlesztették sok-sok évtizeden keresztül, hogy a menedzsment és a tulajdonosok tűpontos képet kapjanak a pénzügyi-, gazdasági helyzetről és a cég teljesítményéről.
Emellett el kell ismerni, hogy a számviteli szaknyelv nem éppen „menedzsment barát”. Nehéz mit kezdeni az olyan kifejezésekkel, mint az „aktivált saját teljesítmények értéke” vagy azzal, hogy semmi nem pozitív vagy negatív, hanem minden „tartozik”, illetve „követel”. Kicsit olyan, mint amikor az orvosok kizárólag latinul hajlandóak konzultálni a nagyvizit alatt. Csak még ott tőlük várjuk, hogy meggyógyítsanak, addig céget nekünk, magunknak kell menedzselnünk.
Vannak olyan cégek is, ahol -talán épp a fentiek miatt- megpróbálják a pénzügyi adminisztráció táblázataival, a vállalatirányítási rendszer statisztikáival, esetleg a számlázó program kiegészítő opcióival kinyerni a döntésekhez szükséges alapvető információkat, anélkül, hogy kalkulálnának a könyvelési adatokkal is.
Ez mind érthető, de akkor miért van az, hogy a hogy amikor pénz kell, a bank vagy a befektető az aktuális főkönyvi kivonatot kéri és nem az ERP rendszerből lehúzott, vagy a pénzügyes által összerakott táblát? Miért nem elégszik meg azzal, hogy bekéri a NAV nyilvántartásból a bejövő és kimenő számlákat és a bankszámla kivonatot?
Nem, nem az az oka, hogy az adatok így manipulálhatók lennének.
Az az oka, hogy egyszerűen nem lehet megkerülni a könyvelést, ha pontos képet szeretnénk kapni a pénzügyi-, gazdasági helyzetről.
Ha például tudni szeretnénk, hogy egy kereskedő cég hogyan teljesít, kíváncsiak vagyunk rá, hogy mennyi fedezetet termel a különböző árucikkeken.
Arra vagyunk kíváncsiak, hogy a mondjuk júniusban eladott áruk mennyibe kerültek amikor megvettük őket – akár évekkel ezelőtt – és nem arra, hogy júniusban egyébként mennyit költöttünk árukra (valójában erre is, csak ez egy másik kérdésre ad választ).
Az eredményt nem fogjuk megtudni pusztán a számlaforgalom adminisztrációjából. A kis és középvállalatokban használt ERP rendszerek „fedezetkimutatásai” elvileg meg tudnák adni a szükséges információt. Csakhogy a kollégák ritkán tudják hogy, az áruért kifizetett pénzen felül milyen költségeket kell még figyelembe venni, amikor meghatározzák az értéket, amin készletre veszik az árut.
Sőt importőröknél, az áru forint értékét gyakran annak a napnak az árfolyamával számolják, amikor raktárra veszik. Az árfolyamot azonban valójában a teljesítés napja határozza meg, hiszen ennyit fizetnénk, ha azonnal készpénzben rendeznénk a számlát. Azzal, hogy később fizetünk, és elmozdul az árfolyam, nem az áru értéke változik, hanem a pénzügy felelőssége, ha nyerünk vagy épp bukunk az árfolyamon a vásárlás napjához képest. Ezt a könyvelés látja, és megfelelően, a fedezettől elkülönítve kezeli a pénzügyi teljesítményt. A vállalatirányítási rendszerben viszont gyakran összemosódnak, ezét nem pontosak az adatok.
Másik példaként ott van beruházások esete. Az értékcsökkenést ritkán vezeti a belső adminisztráció, pláne, ha sok eszközből tevődik össze. Pedig ez alapvetően befolyásolja a cég teljesítményét, hiszen nem egy, hanem több évre osztjuk szét az eszközök költségeit.
De nem csak ez, hanem számos más dolog sem megy át az adminisztráción, például az aktuális járulék vagy adótartozások és rengeteg más egyéb, ami nem jár együtt számlával.
A könyvelés nélkül nem tudjuk megmondani azt sem, mennyi ideig finanszírozhatnánk a céget, ha megállna az értékesítés. Más szóval, mennyi tartalékunk van.
Nem tudnánk azt sem, hogy pontosan hol van az a pénz az eredményből, ami nem került a bankszámlára, és pontosan miből adódik, amikor egy-egy időszakban jóval több pénz jön be, amint amennyit megtermeltünk.
A pénzügyi adminisztráció ritkán tesz különbséget az előleg és a végszámla között, pedig a teljesítmény szempontjából nagyon nem mindegy, hogy a bejövő pénz után még „tartozunk” munkával, áruval, tehát lesznek költségeink, vagy már nem.
És sorolhatnám még tovább.
A könyvelést nem lehet megkerülni, ha pontos képet szeretnék, A jó döntésekhez pedig fontos, hogy pontos képünk legyen. Pontatlan információkra alapozni döntést sokszor még rosszabb, mintha egyáltalán nem használnánk információkat.
Ezért van, hogy a nagyvállalatokban egyrészt bent ülnek a könyvelők, akik napi szinten folyamatosan dolgozzák fel az információkat (nemcsak a számlákat), másrészt a könyvelés ERP rendszeren belül zajlik, ami biztosítja, hogy minden a megfelelő helyre kerüljön és mindent a jól számoljanak el. Így a menedzsment pontos és jó riportokat kap.
De mit tehet egy kis vagy középvállalat, ha pontos információkat szeretne, ugyanakkor nem akar százmilliós nagyságrendű vállalatirányítási rendszert és főállású könyvelő csapatot alkalmazni –teljes joggal, hiszen sosem térülne meg.
Mindenekelőtt olyan könyvelőre van szükség, aki képes havi szinten mindent lekönyvelni és nem csak év végén „rakja rendbe” az adatokat. Az viszont, hogy „folyamatosan” naponta könyveljen irreális elvárás, és nincs is rá szükség.
Iparágtól és a vállalati sajátosságoktól függően, a könyvelést el kell látni kiegészítő információkkal, mint például a készletek értéke hónap végén, belső készletmozgások értéke, költségmegosztás az üzletágak között és hasonlók.
Ehhez (valójában a pontos képhez) fontos, hogy megfelelően értelmezzük és használjuk a vállalatirányítási rendszer és belső pénzügyi nyilvántartások adatait. Érdemes konzultálni a könyvelővel vagy kontrollerrel, mit hogyan kell értelmezni és hová kell besorolni.
Természetesen vannak olyan információk is, amik a napi menedzsmenthez fontosak, mint a kintlévőségek, a következő hetekben várható beáramló és kiáramló pénz – ezekkel nem tudunk a könyvelésre várni. Ma már kiváló, és nagyon jó áron elérhető rendszerek segítik, hogy meglegyenek ezek az információink. De ne feledjük, nem fogják helyettesíteni azt, amit a könyveléstől megkapunk.
Végül, de nem utolsó sorban olyan kontrolling rendszert érdemes működtetnünk, ami a belső információk mellett képes a könyvelési adatok feldolgozására és integrálására is, képes a teljes számviteli cash-flow, vagyonszerkezet és eredménytermelés elemzésére.
Egy ilyen rendszer havi szinten tűpontos képed ad a gazdasági-, pénzügyi helyzetről, képes szimulálni egy-egy vezetői döntés gazdasági eredményét, és képes kimutatni, a vállalat melyik folyamatában, zugában tudjuk növelni a hatékonyságot a jobb üzleti eredmény érdekében.