A hatékony menedzsmenthez kevés, ha utólag tudjuk meg, mennyire volt valami sikeres.
Igaz, rengeteget tanulhatunk abból, ha nem működött egy kampány, nem jött be egy stratégia. A tapasztalatokat pedig használhatjuk a következő alkalommal, jobb eredményekben reménykedve. De a „tanulópénzt” már megfizettük, és az sem biztos, hogy a következő helyzet olyan lesz, ahol egy az egyben építhetünk a korábbi tapasztalatokra.
Jó lenne ezért, már menet közben előre látni mennyire lesz sikeres egy-egy akció, folyamat vagy döntés. Így, például ha az értékesítési kampány közben előre látjuk hogy nem az ideális eredmények fognak jönni, még időben beavatkozhatunk. A legrosszabb esetben is, ha leállítjuk a kampányt, megkímélhetjük a céget további idő és pénz elfecsérlésétől.
A KPI, ha jól használjuk ezt az előrelátást teszi lehetővé. A rövidítés, a kulcs teljesítménymutatót jelöli, (ami angolul key performance indicator).
Hogyan segíti, hogy a lehető legjobb eredményt érjük el?
Hadd világítsam egy hétköznapi példával.
A legtöbben úgy vagyunk az autóvezetéssel, hogy szeretnék minél hamarabb megérkezni. Nem akarunk feleslegesen időt fecsérelni a kocsiban ülve.
Van, aki érzésből választ útvonalat. Egyszer valamelyik jó volt, azóta mindig azt használja, vagy mindig ugyanarra kerül, ha dugó van. Közben persze lehet, hogy egy másik útvonalon gyorsabbá tették a forgalmat, de erről nem fog tudni az, aki érzésből vezet.
Mások előre terveznek. Nem is olyan régen a nagyobb utaknál még átnéztük a térképet, megterveztük az útvonalat. Aztán történjen bármi, végig mentünk rajta. Beálltunk a dugóba a tengerpartra vezető autópályán, mert az autópálya volt az útitervben. Ma már egyre kevesebb autóvezető tesz így, ugyanakkor meglepően sok vállalatvezető menedzseli hasonlóan a cégét. Elindítanak egy stratégiát, akciót vagy folyamatot, és kitartóan végigviszik a terv szerint. Gyakran akkor is, ha egy másik úton nagyobb sikert érnének el.
Manapság egyre többen az intelligens navigációs rendszerekre támaszkodnak akár még mindennapi, rutin autózásnál is.
Nem az egyszerű rendszekere gondolok, hanem az olyanokra, mint a WAZE.
Ez menet közben folyamatosan dolgozza fel az információkat: hol alakult ki dugó, hol van fennakadás – és ennek megfelelően folyamatosan újratervezi, optimalizálja az útvonalat, hogy a legrövidebb időn belül célba érjünk.
A KPI mutatók az ilyen, intelligens navigációs rendszert testesítik meg a vállalatban. Előre jelzik, ha újra kell gondolnunk valamit, különben rosszabb eredményt érünk el, mint lehetne.
Néhány terület:
értékesítésénél van-e elég új kapcsolat hétről hétre ahhoz, hogy év végén hozzuk az értékesítés célt
mikor kell adott szintű engedményt tenni szezonális árunál, hogy ne maradjon rajtunk, de ne is adjuk a kelleténél olcsóbban
mikor és milyen ponton kell beavatkoznunk egy projekt megvalósításába, hogy ne csökkenjen tervezett üzleti/pénzügyi eredmény
mi az a pont a futószalagon, ahol az összeszerelőnek 80%-ban már kész kell lennie
Hogyan használjunk KPI mutatókat a vállalkozás mindennapi menedzselésében?
1) Mindenekelőtt egyértelműen meg kell fogalmaznunk a sikercélt
Példaként nézzük azokat a kereskedőket, akik szezonális termékeket árulnak. A szezon elején minden viszonylag drága, de a szezon végére általában hatalmas akciók jönnek.
A kereskedő szempontjából a siker az, ha a lehető legjobb áron (legkisebb engedménnyel) sikerül értékesíteni a teljes készletet.
2) Ezután fel kell térképeznünk a sikercélra ható faktorokat.
A sikerhez az kell, hogy a megfelelő időben hozott kisebb engedményekkel tudunk túladni az árun a nagy leértékelések helyett. A másik oldalról természetesen az is fontos, hogy ne kezdjünk felesleges akciókba, csökkentve az elérhető bevételt.
3) A KPI mutatókkal valójában a sikercélra ható faktorokat menedzseljük. Ehhez KPI célokat kell megfogalmaznunk.
A példát folytatva a KPI célokat az egyes hetekre megfogalmazott forgalmi célok adják. Ezek természetesen eltérhetnek hétről hétre, a kereslet dinamikájától függően. Összességében azonban el kell érnünk, hogy ne „torlódjon fel” olyan készlet, amit már csak jelentős árengedménnyel tudunk eladni.
4) A KPI értékek folyamatos kontrollálásával hatékony menedzsment döntéseket hozhatunk.
A kereskedő a szezont az „alapáron” kezdi. Amikor a heti forgalom a KPI cél alá megy, elkezdhet gondolkodni az akción. Kezdetben kisebben, majd addig növelve az engedményt, amíg a forgalom eléri a KPI célt. Ezzel biztosítja, hogy csak a szükséges mértékű engedményt teszi, ugyanakkor nem kell tartania attól sem, hogy a szezon végéhez közeledve egyre több áru marad a nyakán.